COMPLEMENTOS PARA UN ENVIO
PACKING LIST
¿Qué es?
El packing list es un documento acreditativo obligatorio, ya que facilita el reconocimiento selectivo por parte de las autoridades aduaneras de gran importancia para el despacho de la mercancía, donde se especifica el contenido del paquete y todas sus características siempre acompañado y complementando una factura, siendo el remitente quién debe realizarlo. Así mismo, nos proporciona función de comprobante para los posibles daños y/o perdidas del objeto del paquete.
¿En qué destinos se necesita?
Es necesario para envíos Nacionales con destino: Canarias, Ceuta, Melilla y Gibraltar; Internacionales (consultar destinos).
¿Para qué sirve?
El packing list sirve para proporcionar información complementaria necesaria sobre nuestro paquete a las autoridades aduaneras correspondientes en cada uno de los destinos del mundo.
¿Como hacer el packing list?
El packing list podemos configurarlo con cualquier software de edición de texto atendiendo siempre al formato detallado a continuación con dos partes diferenciadas:
Primera parte:
Indicar el nº de factura del producto a enviar
Indicar los datos completos que identifiquen al remitente del envío:
- Particulares – DNI y/o pasaporte + firma original
- Empresas – CIF + firma y sello original
Indicar los datos completos que identifiquen al receptor del envío.
- Particulares – DNI y/o pasaporte + firma original
- Empresas – CIF + firma y sello original
Indicar la fecha de emisión del paquete
Segunda parte:
Incluir una descripción detallada del contenido del paquete, indicando marcas, productos y características de los mismos. Esta, tiene consideración jurídica de declaración jurada ante cualquier autoridad aduanera.
Indicar el valor comercial del producto desglosado y el total del valor de la mercancía contenida en el paquete.
Esta documentación debe ir en un sobre translucido colocado en la parte superior del paquete al lado de la etiqueta de la transportadora.
CONTRAREEMBOLSO
¿Qué es el pago contrarrembolso?
El pago contrarrembolso es un pago muy seguro y sencillo de utilizar, consiste en abonar el coste del producto comprado en metálico directamente a la persona que nos haga la entrega del mismo en nuestro domicilio.
¿Cómo hacer un envío contrarrembolso?
Contratar el servicio es muy sencillo, sólo tienes que seleccionar esta opción en nuestra web: www.expressway.es
Este pago contrarrembolso tiene un coste mínimo de 3,00€ de comisión y aplica un 3% del valor del reembolso como comisión. El importe máximo a pagar por esta modalidad es de 1.000,0€.
Envíos contrarrembolso internacionales
No es posible realizarlos.
INFORMACION DE ADUANAS Y TASAS DE ESPAÑA
Al comprar un articulo cuya procedencia exceda la de la Unión Europea y el importe sea superior a 22 € se aplicará el IVA o el IGIC más un importe extra de gastos de gestión.
TRAMITES ADUANEROS
¿Qué son los trámites aduaneros?
Son documentos fundamentales para poder enviar y recibir productos con garantías de seguridad entre países, las mercancías entre la Unión Europea no son consideradas importaciones.
¿Qué tramites son necesarios?
A la hora de realizar un envío internacional es necesario disponer del DUA (Documento Único Administrativo), existen dos tipos de DUA:
- DUA de importación, es necesario cuando se realiza una importación desde países no comunitarios.
- DUA de exportación, se debe rellenar en cualquier operación de exportación de mercancías hacia el exterior para países extracomunitarios.
A través de los datos que aporta el DUA, se calculan los impuestos en Factura de la mercancía con la información del envío, donde se especifiquen loa datos del emisor y el receptor de la mercancía, domicilio dirección fiscal, la cantidad de productos, el valor de dichos productos, la fecha de emisión y los impuestos que se aplican sobre la mercancía transportada.
Código Taric
Es indispensable incluir en la factura proforma este código para poder realizar con éxito cualquier tipo de servicio a un país extranjero.
Certificados de origen de la mercancía
Se trata de documentos que garanticen que la mercancía es original de dicho lugar, además sirve para determinados productos ya que el valor que tienen es definido por su lugar de origen.
Seguros
Son muy importantes, en caso de pérdida, rotura o robo de la mercancía.
Se dispone de tres modalidades de Seguro para transporte de mercancías:
LOTT: Estas siglas significan Ley de Orientación del Transporte Terrestre, este tipo de seguro es exclusivo del transporte terrestre nacional por carretera, este tipo de seguro protege al transportista, al consumidor y a su vez también a la empresa en caso de deterioro de la mercancía, extravíos o daños durante el transporte.
CITE: Este tipo de seguro solo asegura la mercancía, cualquier daño que pueda sufrir, pero solo cubre un % del valor de la mercancía.
TODO RIESGO: este seguro tiene una cobertura total sobre la mercancía, así que cualquiera que sea la causa del deterioro o perdida de la mercancía, este seguro nos cubre el 100% de la misma.
¿QUE SON LOS ARANCENES ADUANEROS?
Son unos impuestos que deben pagar los productos que entren y salgan en España y no sean originales de ningún país de la Unión Europea, dependiendo de sus características tendrán un precio u otro.
Existen varios tipos:
- De valor agregado
- Específicos
- Combinados
- Arancel cero
- Arancel de la exportación
- Arancel de la importación
Su precio varía desde el tipo 0 (libre de arancel) hasta el 17% que tienen algunos productos, este precio depende de 3 factores:
- El tipo de mercancía
- El precio del envío
- Si el remitente es un particular o una empresa
En el caso que el remitente del envío fuera una empresa, los envíos cuyo precio sean 22€ o inferior a esta cantidad, no se cobrara arancel ni tampoco IVA.
Cuando el envío sea mayor de 22€ hasta 150€ incluido, tampoco se cobrará arancel, pero si se aplicara el 21% de IVA correspondiente.
Excepción del pago de aranceles
Al realizar envíos por motivos de cambio de residencia de determinados artículos, siempre y cuando pueda demostrase que dichos artículos tengan una antigüedad demostrable de seis meses o más.
Como se calcula el coste de los aranceles aduaneros
Primero deberemos tener en cuenta el precio del envío, seguidamente suma el arancel que le corresponda y al resultado de este se le aplica el IVA correspondiente, más otros gastos como por ejemplo puede ser el trámite del DUA.
¿Cuáles son los impuestos de aduanas en España?
En España se aplica un 21% de IVA sobre el valor del producto, puede disminuir a un 10% (llamado tipo reducido), o incluso un 4% llamado tipo superreducido).
¿Cuánto cobra la aduna por un envío?
Si un producto excede los 150€, se deberá abonar el arancel aduanero, teniendo en cuenta las características de la mercancía.
Las aduanas en España tienen una tarifa que puede variar desde el 4% del valor del producto hasta un 48%.
Factura de la mercancía para aduanas
Todas las mercancías deben contener una factura donde se especifique todos los datos del envío, del remitente y del receptor de la mercancía, el valor de dicha mercancía, la fecha de emisión, el importe del producto, los impuestos que se aplican a dicho producto y toda la información del producto, también debe incluir las condiciones de pago y envío de la mercancía.
PESOS Y MEDIDAS DE LA MERCANCÍA
En todos los servicios courier el peso máximo es de hasta 40 kg por bulto, y las medidas máximas tanto en el ancho, como en el alto y en el largo no deben superar los 300 cm de longitud, si el envío supera cualquiera de estas medidas citadas anteriormente, la mercancía será enviada por una agencia de paletería, ya que estas agencias trabajan con mercancías que superan las medidas ya mencionadas.
TIPOS DE SERVICIOS
Nacionales
Disponemos de un amplio abanico de servicios para adaptarnos a todas las necesidades de nuestros clientes:
- Servicio 8:30H, este servicio ofrece una mayor rapidez en una red de transporte, su característica principal es la velocidad porque se suele entregar al destinatario antes de las 8.30h, los lugares donde ese tipo de servicio no se realiza son (Canarias, Baleares, Ceuta, Melilla, Gibraltar y Portugal).
- Servicio 10H, este servicio, al igual que el anterior ofrece velocidad, su margen de tiempo de entrega es hasta las diez de la mañana, los lugares donde ese tipo de servicio no se realiza son (Canarias, Baleares, Ceuta, Melilla, Gibraltar y Portugal).
- Servicio 13H, este servicio se entrega antes de la una del mediodía, es uno de los más usados en (Baleares, Canarias, Andorra, Ceuta, Melilla, Gibraltar y Portugal)
- Servicio 19H, este tipo de servicio se entrega por la tarde hasta las siete de la tarde, es otro de los más usados en (Baleares, Canarias, Andorra, Ceuta, Melilla, Gibraltar y Portugal)
- Interciudad, es un servicio que se solicita de una delegación a otra, siendo la delegación que lo solicite (delegación de cargo)
- Recoger en agencia, este es un servicio que ofrecemos tanto para empresas como para particulares, y se trata de que el destinatario si lo deseas pueda recoger la mercancía en la delegación.
Operativas especiales
- Servicios aéreos, consta de salidas diarias a cualquier parte del mundo.
- Servicio Andorra, este servicio no se puede realizar con entrega en sábado, se tiene que especificar el contenido del envió, también identificar en el apartado de observaciones quien asume los costes el envío, si el destinatario de Andorra asume dichos gastos deberá indicar (gastos a destino).
- Servicio Portugal, los servicios que se realizan en este país son (13h, 19h y 24h), también se puede utilizar el servicio Intercuidad, todos los servicios que se realicen en Portugal se amplía el plazo de entrega una hora por la diferencia horaria con España
- Servicio Ceuta, Melilla y Gibraltar, los servicios más usados que se realizan en estas cuidades son (13h, 19h y 24h), también se puede utilizar el servicio Intercuidad.
Los envíos que tengan documentación con destino Ceuta, deberán cumplir con dos tipos de autorizaciones (autorización de despacho por operación y autorización de despacho y representación).
- Servicio Islas Baleares, toda la mercancía con destino a estas islas no es necesario que lleven ninguna documentación, solos es obligatorio una pegatina identificativa que indique que el destino final son estas islas.
- Servicio Islas Canarias, la mercancía con destino Canarias debe pasar por la aduana, también es obligatorio la pegatina identificativa de (Islas), pero no es necesario ningún tramite aduanero a nivel de documentación.
- Servicios complementarios, este tipo de servicios es exclusivo del servicio 19h entrega por la tarde.
DEFINICION DE CONCEPTOS BASICOS
En este apartado explicaremos algunos términos que se utilizan en el servicio de mensajería:
- Reembolso: es cuando el remitente manda a un destinatario una mercancía de forma que su importe lo abona el destinatario al recibir dicha mercancía.
- Portes debidos: cuando un remitente manda un envío a un destinatario y es este quien se hace cargo del coste del servicio.
- Cobro cuenta cliente: cuando un remitente manda a un destinatario un envío y el destinatario tiene que pagar a la empresa que se lo transporta el coste del envío.
- Anticipo: Cuando se solicita una recogida en la que hay que pagar por adelantado para retirar la mercancía.
- Devolución: el principal motivo para que suceda esto es que el cliente no ha quedado satisfecho con el pedido y lo quiera devolver, en ese caso la evolución tiene un plazo que hay que cumplir de forma estricta.
- Anulación: siempre la anulación de un pedido o de una recogida la tiene que realizar la agencia de cargo que es quien la solicita, vía mail, por teléfono, aunque lo más frecuente es que se realice dicha anulación por el sistema informático interno.
- Envío: producto correctamente embalado según las características del objeto, debidamente documentado con un destino diferente al de origen.
- Recogida: producto solicitado por el cliente para traer de un punto diferente al punto geográfico del cliente.
- Recogerán en agencia
- Interciudad: recogida triangular, recogemos en una población A y entregamos en población B diferente a la población del demandante de la recogida, población C.
- Directos: entrega de servicio puerta a puerta sin gestión intermedia.
Tipos de estados para los envíos
- En agencia: es el primer estado de un envío que ya ha llegado a la agencia de destino.
- Pendiente: se trata de los envíos ya grabados y que están pendientes de la activación.
- En tránsito: es el estado inicial de un envío (ya en movimiento).
- En reparto: cuando el envío llega a la delegación de destino y se pone a reparto por el mensajero.
- Entregado: cuando se realiza la entrega del envío.
- En incidencia: es cuando un envío no puede ser entregado como debería, por algún problema.
- Devolución: cuando cualquier envío es devuelto a la delegación que corresponda.
- Recogerán en delegación: el envío lo recogen en la delegación de destino.
- Recanalizado: cuando a un envío se le cambia l dirección de destino.
- No realizado: cuando un envío sufre algún tipo de incidencia y está siendo tramitado.
- Retornado: la emisión de la mercancía esta siendo entregada para ser retornada por el destinatario.
- Pendiente de recibir por gestión aduanera: cuando el envío es retenido en la aduana.
- Devolución siniestros mercancía ya evaluada: el departamento de siniestros realiza el envío de la mercancía siniestrada después de su evaluación.
- Recanalización de siniestros por plataforma: cuando un sufre algún desperfecto en plataforma, y se recanaliza al dpto. de siniestros.
- Reencaminado: cuando un envío se ha canalizado de una delegación de destino incorrecta a una dirección de destino correcta.
- Anulado: cuando se solicita la anulación de algún envío por la red.
- Compuesto: cuando en una expedición no todos los bultos están en el mismo estado, entonces dentro de ese envío se encuentran varios tipos de estados.
Tipos de estados para las recogidas
- Pendiente: la recogida está pendiente de realizar.
- Recogiéndose: la recogida ya está asignada a un repartidor.
- Realizada: cuando la recogida se ha realizado con éxito.
- Incidencia de recogida: cuando ha surgido algún problema para realizar dicha recogida.
- A realizar en agencia: cuando nos van a entregar un envío n la agencia y nos los dan a través de una recogida.
- No realizada: cuando la recogida no se va a realizar por petición del cliente.
- Envío generado: cuando se ha generado un envío después de haber realizado una recogida.
- Solicitada: cuando una recogida está pendiente de asignar a un mensajero.
- Anulado: cuando se ha anulado la recogida antes de su realización.
- Compuesto: cuando en una expedición no todos los bultos están en el mismo estado, entonces dentro de ese envío se encuentran varios tipos de estados.
COMPROMETIDOS CON LA CALIDAD
REALIZACION DEL SERVICO
Los servicios se realizan con gran profesionalidad cumpliendo con todas las normativas tanto en nuestros envíos como en nuestras recogidas.
- Fase 1 –recepción y revisión de la mercancía
- Fase 2- separación de la mercancía por ruta, tipo de servicio y peso del envío
- Fase 3- asignación de zona a distribuir y vehículos
- Fase 4- entrega de la mercancía en su destino
- Fase 5- documentación del envío
MANIPULACIÓN Y ALMACENAMIENTO
Toda la mercancía desde su recepción tiene que ser manipulada de forma correcta, para evitar cualquier tipo de deterioro o perdida, para ello nuestros colaboradores disponen de una zona de almacenaje exclusiva para dicha mercancía, en ella se clasifica por zonas, dependiendo si es una caja o un sobre, debiendo estar todos los paquetes bien identificados con los datos del emisor y el receptor de dicha mercancía, si el contenido del mismo es frágil, urgente, …etc. que más tarde se asigna a reparto. Todas las agencias disponen de carretillas para que, en el caso de que sea necesario, poder mover con facilidad los paquetes más pesados o con mayores dimensiones.
En el caso que se produzca algún tipo de incidente con la mercancía la agencia tiene un seguro que cubre el 100% de la mercancía transportada.
TRANSPORTE DE MERCANCÍAS PELIGROSAS
En primer lugar, definiremos correctamente el significado de mercancías peligrosas:
Llamamos mercancías peligrosas a cualquier tipo de mercancía u objetos que se transportan con riegos de explosión, radiación, toxicidad etc. que, de no ser manipulada y transportada correctamente puede causar daños al resto de la mercancía, a la población, suponer un peligro para la seguridad propia y ocasionar daños al medio ambiente, por eso, surgen una serie de normas para controlar este tipo de transportes porque pueden causar daños irreparables si no son transportadas correctamente, por ello existen las normativas de ADR.
El ADR (Acuerdo de Transporte de Mercancías Peligrosas Por Carreteras) este acuerdo también regula el transporte internacional de mercancías, es un documento elaborado por la comisión económica de naciones unidas para la comunidad europea, en él se explican las reglas para el transporte de las mercancías peligrosas por las carreteras incluyendo las operaciones de carga y descarga de dichas mercancías.
Existen más de 12.000 mercancías catalogadas como mercancías peligrosas en movimiento por nuestras carreteras.
ADR clasifica 9 tipos genéricos (explosivos, gas inflamable, líquido inflamable, solido inflamable, inflamación espontánea, gas inflamable, comburente, peróxido, toxico infeccioso, radioactivo, corrosivo, otros peligros).
La legislación establece 4 puntos principales a tener en cuenta para el uso correcto del transporte de mercancías peligrosas en nuestras carreteras.
- Los vehículos que transportan dichas mercancías deberán llevar en la parte delantera y trasera una placa de color naranja con los bordes negros y reflectantes para que sean de fácil visibilidad.
- Dicha mercancía debe ir correctamente embalada e identificada según la ley.
- El vehículo que transporta dicha mercancía deberá tener en regla la tarjeta de la inspección técnica de dicho vehículo (ITV)
- El transportista deberá estar formado en el transporte de mercancías peligrosas, y en cómo proceder ante cualquier imprevisto que pueda surgir durante el trayecto.
Procedimiento para su transporte será el siguiente:
Primero que todo deberá ser el cliente el que nos indique que se trata de una mercancía peligrosa, para proceder correctamente a su transporte cumpliendo siempre con todas las medidas de seguridad.
La identificación de la mercancía debe constar de:
- N º ONU :Número de 4 dígitos
- Nombre ADR de la mercancía
- Etiquetas de identificación
- Clases de embalaje según su peligrosidad
IDENTIFICACÍON Y PREPARACÍON DE LA MERCAMCÍA
Para ofrecer un buen servicio es necesario ofrecer al cliente un trato exclusivo y personalizado, tanto a nivel personal como a la hora de enviar la mercancía, el objetivo de este departamento es adaptar las características del embalaje para cualquier tipo mercancía , para ello tenemos diferentes tipos de sobres, bolsas estándar, adhesivos identificativos y cajas de cartón, su misión es proteger, informar y facilitar la manipulación de la mercancía, el embalaje facilita que la mercancía llegue en buen estado a su destino final, cumpliendo con la normativa vigente.
El medio de transporte con el que se realice la entrega dependerá del volumen que tenga esta mercancía, se debe tener en cuenta el tipo de producto, las características de esta y el manejo que se le efectúe a la mercancía.
Hay que usar materiales especiales para que la mercancía no se deteriore, los materiales más usados en el mundo del transporte son el papel burbuja, cartón, plásticos, madera si hablamos de pallets y metal se hacemos mención a los contenedores. El papel y el cartón tienen una ventaja porque son materiales biodegradables, así favorecemos al cuidado del planeta.
Cada uno de los paquetes debe ir acompañado de una etiqueta informativa en la parte superior del envió indicando nombre y apellidos del remitente y del destinatario ya sea empresa o particular, la dirección completa con el código postal correspondiente y por último el tipo de servicio, si la mercancía fuera frágil se deberá colocar en la parte exterior de la caja una pegatina adicional indicando que el contenido de dicho envío es frágil, también se identifica con una pegatina si la mercancía tiene como destino final alguna isla.
El responsable del embalaje tendrá que estar al corriente de todos los tipos de bolsas, cajas de cartón, plásticos con burbujas etc, para poder ofrecer un mejor servicio a todos nuestros clientes.
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES
Con este apartado se pretende que todas las personas de esta empresa tengan unas ideas básicas de lo que supone la gestión ambiental y la importancia sobre proteger el medio ambiente.
Las prácticas ambientales son medidas muy sencillas y están al alcance de todos, tanto de los trabajadores como de la empresa. En la mayoría de los casos son cambios simples en nuestro día a día que nos beneficia a todos a largo plazo, de cara a reducir el impacto que tenemos sobre la naturaleza, mencionaremos algunos consejos para tener en cuenta:
- Seleccionar adecuadamente los residuos que generamos durante la jornada laboral (papel, plástico, cartón).
- Iluminar solo las zonas que necessitemos en ese momento.
- Cambiar las bombillas convencionales por otras de bajo consumo.
- Apagar las luces cuando no sea necesario.
- Desenchufar los equipos al final de la jornada de trabajo.
- Cerrar los grifos cuando no los estemos empleando.
- Avisar al servicio de mantenimiento si vemos alguna anomalía
- No usar el inodoro como si fuera una papelera
- Usar agua caliente solo cuando sea necesario
- Reutilizar los sobres para correo interno de la empresa
- En vez de utilizar papel usar el correo electrónico
Para garantizar que estas prácticas sean efectivas es indispensable que todos los trabajadores tomen conciencia de la importancia de sus actos para contribuir al bienestar del medio ambiente.
Garantias de servicio
Entendemos por garantía del servicio, el derecho que tiene el cliente a reclamar el importe pagado por el servicio que ha contratado y no ha sido realizado correctamente incumpliendo la norma interna llevando una serie de cargos y/o abonos por parte de la delegación que corresponda, para tramitar correctamente este proceso es obligatorio unas condiciones:
- El cliente tiene que informar sin demora lo sucedido
- El importe reclamado nunca podrá ser superior al coste de la mercancía.
- Si el importe reclamado es superior al estipulado se cerrará de inmediato la solicitud.
GESTION DE INCIDENCIAS
Este apartado nos sirve para informar cuando y de qué forma se tienen que gestionar todos los problemas que impidan que un envío se entregue a tiempo y en buen estado en su lugar de destino, hay varios tipos de incidencias que pueden ocurrir durante el transporte( falta de expedición, falta de bultos, mercancía en aduana, ausente, cerrado, dirección incorrecta, faltade datos, envío deteriorado, extravío de la mercancía, no aceptan la mercancía, ruta tarde, no tienen mercancía, recogerán en agencia, festivo local, recogida concretada).
Todas las solicitudes serán gestionadas por un departamento especifico encargado de ello, por uno de nuestros agentes especializados, para dar siempre un trato personalizado y un buen servicio.
A continuación, detallaremos brevemente el significado de los tipos de incidencias más comunes que suelen aparecer a la hora del transporte de mercancías:
- Falta de expedición, esto quiere decir que, si algún envío debiendo haber llagado a destino no hubiera sido recibido en la agencia de destino, esta crearía una incidencia por falta de mercancía
- Falta de bultos, si en la recepción de alguna expedición se detecta que falta algún bulto.
- Mercancía en aduana, una expedición puede encontrarse en la aduana por estos motivos, por que tenga que realizar gestiones aduaneras o por irregularidades en el envío.
- Gestión Ausente, esto significa que el destinatario no se encontraba en la dirección de destino.
- Cerrado, significa que el local o empresa donde se debe entregar la mercancía está cerrado.
- Dirección incorrecta, la encargada de gestionar esta incidencia es la agencia de destino que deberá comunicar a la agencia de cargo a través del sistema informático.
- Gestión deterioro del envío, cuando la mercancía llega a la agencia y esta se da cuenta que el paquete esta dañado, mojado o roto, deberá comunicar lo antes posible dichas incidencias.
- Gestión extravío de mercancías, en este caso la agencia de destino está obligada a comunicar como en los casos anteriores a la delegación de cargo el extravío de dicha mercancía indicando cuales han sido las posibles causas.
- Gestión no aceptan la mercancía, cuando el destinatario por alguna razón no acepta la mercancía, la agencia de destino está obligada a comunicárselo a la agencia de cargo a través del sistema informático.
- Gestión de faltan datos, será la agencia de destino quien informe a la agencia de cargo que la información del destinatario está incompleta.
CUBICAJE
Peso Volumétrico
El peso volumétrico de un paquete es una medida utilizada en el sector de transporte y logística que contempla el tamaño del bulto, expresa la densidad de la mercancía y sirve para comparar el volumen del paquete con el peso real del mismo.
Debemos tenerlo en cuenta ya que el coste del transporte se cifra en función del mayor de ambos, peso volumétrico y peso real.
¿Cómo se calcula el peso volumétrico?
El valor volumétrico de un paquete es el resultado de multiplicar entre si las medidas: alto, largo y fondo y dividirlas entre el factor de conversión que proceda, ya que tenemos diferentes cubicajes en función del tipo de transporte: aéreo, marítimo, terrestre.
PESO VOLUMÉTRICO= VOLUMEN (m3) X FACTOR DE CONVERSIÓN (m3/kg)
o lo que es lo mismo
PESO VOLUMÉTRICO= LARGO (m) X ANCHO (m) X ALTURA (m) X FACTOR DE CONVERSIÓN (m3/kg)
Ejemplo:
